Hovenier Frans de Berk* heeft gelezen dat er nieuwe privacyregels zijn waar bedrijven aan moeten voldoen. Hij heeft zich door alle drukwerkzaamheden echter niet verdiept in het hoe en wat van de nieuwe regelgeving. Hij vraagt zich af of hij iets moet doen en waar hij dan het beste kan beginnen.

Met ingang van 25 mei 2018 moeten alle organisaties in Nederland voldoen aan de nieuwe privacyregels. Die staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Die wet stelt strenge eisen aan de omgang met persoonsinformatie. De wet eist een inspanningsverplichting. U moet kunnen aantonen dat u er alles aan hebt gedaan om de privacy van uw klanten te waarborgen.

In de praktijk betekent dat: ICT-systemen op orde brengen, beveiliging van computers en telefoons, contracten sluiten met derden over uitwisseling van gegevens, vastleggen wie in uw bedrijf de persoonlijke gegevens mag inzien en behandelen, en instructie van alle personeelsleden.

Stappenplan
Begin mei bleek, uit onderzoek van MKB Servicedesk, dat zeven op de tien mkb-bedrijven nog onvoldoende was voorbereid op de nieuwe privacywet. Eenzelfde beeld schetsen juridisch dienstverlener DAS en de branchevereniging voor data- en marketingbedrijven DDMA. Dat komt onder meer door achterstallig privacyonderhoud, want het besef van het belang van privacy is de afgelopen jaren onvoldoende ingetreden. En dat ondanks dat ieder bedrijf tegenwoordig wel iets doet met data. Het bewustzijn dat er iets moet gebeuren op AVG-terrein is inmiddels gegroeid. Maar ondernemers lopen vast op de complexiteit van de wet, constateren ondernemingsorganisaties. 

Om ondernemers te ondersteunen bij de verplichtingen die voortkomen uit de AVG, heeft Stichting AVG een 15-stappenplan ontwikkeld. Door alle stappen te doorlopen en de instructies op te volgen, ontvangen deelnemers op het eind een verklaring waarmee hun bedrijf verklaart ‘AVG-proof’ te zijn. Dit met het oog op de inspanningsverplichting. 

Online-programma
Het AVG-programma met de 15 stappen is een online-programma. Aan de hand van duidelijke instructies en uitleg past u de ICT, de organisatie, de communicatie en alle juridische zaken als contracten, aan de nieuwe eisen aan. 

Met het programma bent u er zeker van geen onderdelen van de wettelijke verplichting over het hoofd te zien. Het is gebruiksvriendelijk en ontdaan van moeilijke juridische taal. Wie toch nog enige hulp wil inschakelen, kan terecht bij specialisten die door de Stichting AVG zijn geselecteerd.

Kosten 
De kosten voor het gebruik maken van het AVG-programma hangen af van de omvang van uw bedrijf en van het feit of er medewerkers in dienst zijn. Zijn er geen medewerkers in dienst (dus geen betaalde krachten), dan kost het programma €250 per jaar. Bij 1-10 medewerkers betaalt u €500, 11-50 medewerkers €1.000, 51-250 medewerkers €2.000. VHG-leden krijgen 50% korting. Op de website avgvoorhetmkb.nl van AVG staat meer over het programma en de mogelijkheden voor ondersteuning.

* Deze naam is fictief